Rosen Law Firm ahorra tiempo y dinero con Vonage Business Communications

Caso práctico de comunicación empresarial: Rosen Law Firm

El antiguo sistema de Rosen Law Firm les exigía renovar compromiso anualmente con una solución muy cara con un conjunto de funcionalidades inflexible que no contaba con las capacidades que necesitaban. La solución en la nube Vonage Business Communications les aportó sólidas funcionalidades, como grabación de llamadas y una aplicación móvil que les permitía movilizar a los empleados y mejorar la eficiencia del trabajo y la formación, al tiempo que ahorraba dinero y combinaba servicios y asistencia en un mismo paquete mensual.

Un día de grabación de llamadas compensa el coste de [nuestro servicio de telefonía] durante un año (literalmente) al coger un empleado y mejorar sus habilidades en solo un día.

Lee Rosen

Lee Rosen es un abogado de familia de Carolina del Norte, con oficinas en todo el estado. Él y sus empleados de Rosen Law Firm usan Vonage Business como solución de servicios de telefonía para trabajar desde cualquier lugar con banda ancha, al tiempo que ofrecen llamadas telefónicas de alta calidad a sus clientes. Para saber más sobre Rosen Law Firm, visite www.rosen.com

Ahorro en la nube con menos necesidades de TI

Hace unos años, Rosen Law Firm usaba una solución on-premise. Sus servidores de Windows^® tenían todos los problemas propios de una configuración local: los costes de un especialista en TI, limitaciones de espacio, facturas de electricidad y problemas frecuentes con los cambios de sistema. No solo tenían que pagar a un técnico para que viniera a la oficina a hacer cambios en el sistema (para cada servidor), sino que también tenían que pagar una tarifa de soporte a su proveedor de servicios de telefonía enteramente independiente del coste de la conexión telefónica.

«Trabajar con Vonage Business es genial, porque siempre hay cosas nuevas y no tenemos que pagar más por ellas. Es como una sorpresa cada pocos meses. Es fantástico, porque la mayoría estamos acostumbrados a comprar una solución y tener que quedarnos con ella hasta que compramos algo nuevo».

Flexibilidad mejorada con fácil acceso al portal

Rosen afirma que el paso a Vonage desde su solución anterior fue prácticamente perfecto y no provocó ninguna interrupción en el servicio. Escogieron extensiones con tarifa por minutos para la sala de reuniones, extensiones ilimitadas para la mayoría de los teléfonos de empleados y extensiones virtuales para los teletrabajadores.

«Cuando necesitamos ajustar las extensiones, el cambio nos lleva alrededor de un minuto. Es tan sencillo como iniciar sesión, hacer el cambio, hacer clic en «OK» y listo. Podemos cambiar toda la configuración en cuestión de minutos».

Rosen Law es un bufete bastante pequeño, así que un auxiliar administrativo se encarga de gestionar Vonage Business. Cuando los empleados tienen una pregunta sobre cómo personalizar su extensión o usar alguna de las funcionalidades, esta persona puede enseñar el sistema al resto del personal de manera fácil y rápida.

«Usar el portal online no es más difícil que jugar a un juego online. Nuestros empleados entienden los conceptos en unos minutos y se ponen en marcha sin problemas».

Personalización fácil y atención al cliente de primera

Una vez que se han formado para utilizar el portal de usuario, los empleados de Rosen Law Firm encuentran muy fácil iniciar sesión ellos mismos para hacer cambios en su buzón de voz, configurar "Nunca pierda una llamada" y mucho más. Si tienen problemas más complicados, Rosen afirma que el departamento de asistencia al cliente es útil para resolver los problemas de los usuarios y volver a retomar el hilo.

«Estamos muy satisfechos con el comportamiento y la actitud del personal de asistencia al cliente. Guían a nuestros usuarios para resolver el problema, les ayudan a encontrar una solución y ¡listo! No nos meten en un bucle interminable diciéndonos que nos pongamos en contacto con otro proveedor».

Ampliar el espacio de trabajo de los abogados mejorando la movilidad

Pocos de los usuarios de Rosen Law Firm están regularmente en la oficina. Debido a sus horarios de viaje, suelen teletrabajar desde cafeterías o juzgados, y notan que usar la aplicación móvil y los softphones les ayudan a estar conectados (pueden aplicarse tarifas de datos móviles).

La grabación de llamadas permite una formación fácil y económica

Desde que se han pasado a Vonage Business, la mayor diferencia para Rosen Law Firm es que han conseguido reducir sus costes de telefonía a la mitad. El bufete también ha contratado el servicio de Grabación de llamadas para toda la empresa y lo usa para formar a los empleados nuevos y actuales e identificar lo que funciona y lo que no durante las llamadas telefónicas.

«La grabación de llamadas de empresa es una funcionalidad que se traduce directamente en beneficios. Ganamos dinero con ella porque podemos escuchar las llamadas, hablar con los empleados y ver cómo mejoran a cada momento. Un día de grabación de llamadas compensa el coste de [nuestro servicio de telefonía] durante un año (literalmente) al coger un empleado y mejorar sus habilidades en solo un día».

Conectar oficinas de todo el mundo

Rosen Law Firm también ha podido gestionar la comunicación con empleados a medio mundo de distancia. Su especialista en operaciones viaja mucho y consigue conectarse con una claridad excelente desde España, Alaska, Argentina y Egipto. Y cuando se trata de atraer y retener a los mejores talentos, Rosen afirma que cuando su abogada gerente se mudó a otro estado pudieron seguir trabajando con ella, algo que no hubiera sido posible con un sistema de telefonía tradicional. Los empleados viajan a su propio ritmo, sin consecuencias negativas para las operaciones del bufete o su presencia profesional.

¿La conclusión? Vonage mejora la empresa

Rosen Law Firm ha ahorrado cientos de dólares en su sistema de telefonía, ha mejorado sus funciones de informes y formación para crear una plantilla más efectiva y sus empleados tienen un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal, con funcionalidades de viaje adicionales. «Trabajar a distancia con un teléfono móvil es una cosa», afirma Rosen, «pero tener tu ordenador y tu teléfono integrados en un solo dispositivo y tener toda esa funcionalidad adicional es muy diferente. Te hace sentir como si estuvieras en la oficina, delante de tus herramientas de siempre».